La nómina: quincenas, TSS e IR-3
Ajustes del negocio, empleados, cada periodo de pago, los recibos y lo que se le paga a la TSS y a la DGII.
La nómina de RunOp AI calcula lo que cobra cada empleado y lo que se le retiene, arma los recibos y te dice cuánto pagar a la TSS y del IR-3, y cuándo. Las tasas, los topes y la escala del ISR son parámetros con fecha: cada cálculo usa los que estaban vigentes ese mes.
La nómina es tuya. Se lleva hablando con su agente, que no se pone en un canal público: si alguien que no eres tú le pregunta por salarios, periodos o recibos, no le enseña nada.
Para mirarla sin preguntar, en el panel ve a Sistemas y, en la tarjeta de Nómina, pulsa Vistas. Trae cinco: Empleados, Nómina del periodo, Reportes del mes (TSS e IR-3), Próximos vencimientos y Parámetros de la nómina. Más en Vistas: mirar tus datos sin pedir un informe.
1. Los ajustes del negocio
«¿Qué le falta a la nómina?»
| Ajuste | Para qué |
|---|---|
| Nombre y RNC | Salen en los recibos y en el archivo de la TSS |
| Tamaño de la empresa | Grande, mediana, pequeña o micro: decide el salario mínimo que se usa |
| % de Riesgos Laborales | El que sale en la notificación de pago de la TSS de tu negocio, entre 1.00 y 1.60 |
| Días de pago | Por defecto: el 30 si se paga mensual; el 15 y el 30 si es por quincena. El 31 quiere decir el último día del mes |
| Clave de nómina de la TSS | Por defecto 001 |
Importante
Mientras no pongas el % de Riesgos Laborales, se usa 1.10 % y todo sale marcado PROVISIONAL: los periodos, los recibos y los reportes. A tu empleado no le cambia nada, porque ese aporte lo paga el empleador. Cuando lo pongas, lo que no está cerrado se recalcula solo.
Los ajustes los cambia solo el dueño, igual que las cifras de ley (tasas, topes, salarios mínimos, escala del ISR y feriados).
Los feriados
Los vencimientos de la TSS y del IR-3 saltan sábados y domingos, pero el sistema no trae ningún feriado. Cárgalos al empezar el año, con el calendario oficial a la vista:
«Carga como feriado el 6 de enero de 2027.»
2. Los empleados
«Da de alta a María Ejemplo, con esta cédula, salario de 25,000 al mes, entró el 1 de agosto de 2026 y cobra por quincena.»
Hace falta el nombre, la cédula (se comprueba que sea válida), el salario mensual, la fecha de entrada y si cobra quincenal o mensual. También puedes decirle el puesto, la forma de pago y los dependientes adicionales del seguro de salud.
- El salario se cambia desde una fecha: «A María súbele el salario a 28,000 desde el 1 de noviembre.» No puede caer en un periodo cerrado; si hay una diferencia de atrás, se paga como otro ingreso.
- Dos empleados no pueden tener la misma cédula.
Nota
Solo hay salario mensual y quincenal. Por hora, por día o a destajo, todavía no.
3. Cada periodo de pago
El ciclo es siempre el mismo: abrir → revisar → cerrar.
«Abre la primera quincena de noviembre.»
Se abre un mes (para los que cobran mensual), una quincena (para los quincenales) o la regalía de un año. Al abrirlo te enseña el borrador con cada empleado: salario, extras, bruto, retenciones y neto.
Lo que se anota en el periodo
| Suma | Resta |
|---|---|
| Comisiones | Anticipos |
| Horas extras | Préstamos |
| Bonificaciones | Pensión alimenticia |
| Vacaciones (las que se pagan aparte) | Otros descuentos |
| Otros ingresos |
«Anótale a José 3,500 de comisiones en la primera quincena de noviembre.»
Cada cambio recalcula al empleado en el momento. Lo que no deja anotar:
- Préstamos que pasen de 1/6 del salario del mes, ni pensión alimenticia que pase de 1/3, según el artículo 201 del Código de Trabajo.
- Un neto negativo: si los descuentos pasan de lo que cobra, el periodo no se cierra así.
Cómo se calcula
- La TSS (AFP y seguro de salud) se cobra sobre salario, comisiones y vacaciones, con los topes de ley. Horas extras, bonificaciones y otros ingresos no cotizan: solo pagan ISR.
- El ISR se calcula sobre lo que grava menos la AFP y el seguro de salud, llevado al año, con la escala vigente, y dividido entre 12.
- Quien entra o sale a mitad cobra los días que trabajó: lunes a viernes cuenta un día y el sábado medio.
Las quincenas
La TSS y el ISR son del mes, no de la quincena:
- La primera quincena estima el mes y retiene la mitad.
- La segunda retiene lo que falta para que el mes cuadre exacto. Por eso no se puede cerrar la segunda sin haber cerrado la primera.
Cerrar el periodo
«Cierra la primera quincena de noviembre.»
Primero te enseña lo que se cerraría: cuántos empleados, el bruto, lo retenido, el neto a pagar y lo que aporta el empleador. Con tu «sí», se cierra.
- Cerrar es solo del dueño.
- Un periodo cerrado no cambia: lo que falte va en el siguiente.
- No se cierra si algún empleado tiene un problema (un descuento pasado del tope, un neto negativo).
4. Los recibos
«Hazme el recibo de José de la primera quincena de noviembre.»
Sale en PDF y queda en Archivos. También se baja desde la vista Nómina del periodo, con el enlace Recibo de cada empleado. Si el periodo no está cerrado, el recibo dice BORRADOR; si falta el % de Riesgos Laborales, lo dice también.
5. La TSS
«¿Cuánto le pago a la TSS de octubre?»
Te da, por empleado y en total, lo del trabajador (AFP, seguro de salud, dependientes) y lo del empleador (AFP, seguro de salud, Riesgos Laborales), el INFOTEP aparte y la fecha en que vence: el tercer día laborable del mes siguiente. Solo cuenta periodos cerrados; si falta cerrar alguno del mes, te dice cuál.
El archivo para el SUIR
«Arma el archivo de la TSS de octubre.»
Con el mes entero y cerrado, arma el archivo de autodeterminación mensual y lo deja en Archivos.
Cuidado
El archivo sale como borrador. Está armado según el instructivo de la TSS, pero hay detalles que el instructivo no aclara y que no se han probado contra el SUIR. Pásalo por el validador de estructura de archivos de la TSS antes de subirlo.
6. El IR-3
«¿Cuánto ISR les retuve a los empleados en octubre?»
Te da lo retenido a cada empleado, el total y la fecha en que vence: el día 10 del mes siguiente, o el siguiente día hábil.
7. Lo que vence
«¿Qué vence de la nómina esta semana?»
Te dice los días de pago, la TSS, el IR-3 y la regalía (a más tardar el 20 de diciembre), con su monto cuando ya se sabe. Un aviso diario a las ocho de la mañana, que solo escriba si vence algo, se le puede programar al agente.
La TSS o el IR-3 que ya venció y no consta pagado sale primero, y no desaparece con el paso de los días. Cuando lo pagues, díselo:
«Ya pagué la TSS de octubre.»
Desde ahí deja de salir como vencido. Anotar ese pago es solo del dueño.
Si tienes la contabilidad
Al cerrar cada periodo, nómina le manda a la contabilidad sueldos, aportes, retenciones, descuentos y el neto de cada empleado, y cada mes el pasivo laboral. Sin contabilidad, la nómina funciona igual. Más en Vacaciones, regalía y liquidación.
Lo que todavía no hace
- El archivo de novedades de la TSS (entradas, salidas, cambios de salario), el IR-13 ni la rectificativa.
- El 0.5 % de INFOTEP que paga el trabajador sobre las bonificaciones.
- Salario por hora, por día o a destajo.