Activos fijos y depreciación
Registra lo que el negocio usa por años, deja que la depreciación se proponga cada mes y revalúa lo que está en dólares.
Un activo fijo es lo que el negocio compra para usarlo varios años: un local, un vehículo, una computadora, una nevera industrial. No es un gasto del mes: se reparte en el tiempo con la depreciación.
Registrar un activo
Dile al agente el nombre, el costo, la fecha de compra, su categoría fiscal y su vida útil en meses, y desde cuándo se usa:
«Registra la camioneta de reparto: costo 1,800,000, comprada el 5 de septiembre, categoría 2, vida útil 60 meses, en uso desde el 10 de septiembre.»
Las categorías fiscales son las del artículo 287 del Código Tributario:
| Categoría | Qué entra |
|---|---|
| 1 | Edificaciones |
| 2 | Vehículos livianos, mobiliario, equipo de oficina y computadoras |
| 3 | Todo lo demás |
| Terreno | Los terrenos no se deprecian |
La vida útil va en meses enteros: 36 son tres años. Si no dices desde cuándo se usa, se toma la fecha de compra. Si tiene un valor que esperas recuperar al final, díselo también: se resta antes de repartir.
Registrar un activo no hace asiento. El asiento de la compra ya entró —por facturación, o lo anota el contador— y esto solo le dice al libro cómo depreciarlo.
Lo que llega de una compra
Cuando en facturación registras una compra con el tipo de gasto «adquisición de activos», el activo aparece solo, por completar: tiene el costo y la fecha, pero le faltan la categoría o la vida útil. Hasta completarlo no se deprecia, y el cierre del mes te lo recuerda.
«¿Qué activos tengo por completar?»
La depreciación de cada mes
Es en línea recta: cada activo, su costo entre los meses de su vida útil. Empieza el mes siguiente a ponerse en uso, o ese mismo mes si empezó a usarse el día primero.
«Propón la depreciación de septiembre.»
- Queda en borrador, con el detalle de cada activo. Tu contador la revisa y la confirma.
- Es una sola por mes: pedirla dos veces no la duplica.
- Si no dices el mes, toma el mes pasado.
Importante
Si hay activos en uso, el mes no se cierra sin su depreciación propuesta. Mira Cierra el mes y el año.
La depreciación fiscal
Para la DGII la depreciación cuenta desde que el bien se pone en uso, no desde que se compra, y va así:
- Categoría 1 (edificaciones): 5 % al año, edificio por edificio, en proporción a los meses en uso.
- Categorías 2 y 3: 25 % y 15 % sobre el conjunto de la categoría. Lo que se puso en uso en el año entra por la mitad ese año y la otra mitad el siguiente.
La diferencia entre la contable y la fiscal sale en el IR-2 (anexos D y G), que se explica en Los reportes para la DGII.
Nota
Esas tasas son parámetros con fecha y fuente, no números fijos. Si la ley cambia, se carga la tasa nueva desde la fecha en que rige y lo anterior se queda con la suya.
Vender o dar de baja un activo
«La camioneta de reparto se vendió el 15 de marzo en 900,000.»
Con la fecha y el precio, el activo queda vendido; con la fecha sola, de baja. En los dos casos deja de depreciarse. Para la DGII, lo vendido rebaja el conjunto de su categoría por lo que se cobró; lo que se da de baja sin venderse no lo rebaja.
Revaluar lo que está en dólares
Al cierre de un mes, lo que el negocio tiene o debe en dólares —lo que te deben los clientes, lo que debes a proveedores, las cuentas de banco en dólares— se lleva a la tasa del cierre:
«Revalúa los dólares de septiembre a 63.20.»
- La tasa la dices tú o tu contador, la que publica la DGII o el Banco Central para el cierre. El sistema no la inventa.
- Queda en borrador, con la ganancia o la pérdida cambiaria. Se confirma como cualquier asiento.
- Una por mes. Si la tasa estaba mal, se descarta o se reversa y se vuelve a correr.
- Los anticipos que te dieron los clientes no se revalúan: se quedan a la tasa del día en que se cobraron.
- Si hay saldos en dólares sin revaluar, el cierre del mes te lo recuerda; y una revaluación que se quedó en borrador no deja cerrarlo hasta que la confirmes o la descartes.