La contabilidad para tu contador

Este artículo es para quien lleva el libro: el contador del negocio, o el dueño cuando hace de contador. Para darle acceso, mira Empieza con la contabilidad.

Dos formas de trabajar

Por chat, con el agente de contabilidad. Sirve para casi todo: proponer un asiento, preguntar por el mayor de una cuenta, importar el estado del banco, preparar una declaración.

En la pantalla del contador, que es para el trabajo de escritorio: capturar un asiento de veinte líneas o dar de alta subcuentas con el teclado.

Cómo se entra a la pantalla del contador

En el panel, en Sistemas, la tarjeta de Contabilidad tiene el botón Abrir app. Se abre en una pestaña aparte. Esa dirección es la que le pasas a tu contador.

Se entra con el mismo correo y la misma contraseña del panel, pero es una sesión distinta: abre la contabilidad y nada más.

Si la cuenta tiene la verificación en dos pasos encendida, después del correo y la contraseña la pantalla pide el código de seis números de la aplicación de verificación, el que sale en ese momento, y se entra con Verificar y entrar. Con Usar otra cuenta se vuelve al principio.

La pantalla tiene cuatro pestañas:

Pestaña	Qué hay
Asiento	La captura de un asiento nuevo y la lista de borradores por confirmar
Catálogo	Dar de alta una subcuenta y buscar en el catálogo
Meses	Cada mes con su estado —cerrado, listo para cerrar o abierto— y lo que le falta
Libros	La balanza, el diario y el mayor de una cuenta, por mes, y su descarga

El catálogo de cuentas

El negocio nace con un catálogo base en seis grupos: 1 activos, 2 pasivos, 3 patrimonio, 4 ingresos, 5 costos y 6 gastos.

Tiene cuatro niveles:

Nivel	Ejemplo
Grupo	1
Rubro	11
Cuenta	1101
Subcuenta	1101.01

• Solo se asienta en las cuentas de detalle, las que no tienen hijas. Si intentas asentar en una de grupo, el sistema te dice cuáles son sus subcuentas.
• La naturaleza —deudora o acreedora— sale del grupo. Las cuentas «contra» (provisiones, depreciación acumulada) llevan la contraria.
• Los grupos y rubros los trae el catálogo; tú creas cuentas y subcuentas.

Las cuentas que usan los asientos automáticos

Varias cuentas tienen un papel: caja, banco, cuentas por cobrar, ITBIS por pagar, inventario… Es lo que usan los asientos que llegan solos. Los asientos buscan el papel, no el número, así que puedes renombrar o renumerar esas cuentas dentro de su grupo sin que nada se rompa.

Lo que no se puede con una cuenta que tiene papel: cambiarla de grupo, borrarla ni desactivarla. Para moverle el papel, se lo das a la cuenta nueva y la vieja lo suelta.

Una subcuenta por cada banco

Cada cuenta de banco del negocio necesita su propia subcuenta de banco, con el mismo nombre con que facturación anota los cobros y los pagos («Banreservas 960-xxx»). Si un cobro llega con un banco que el catálogo no tiene, ese asiento se queda pendiente hasta que la crees.

Esta pídesela al agente, porque hay que decirle que es un banco:

«Crea la subcuenta 1103.02 Banco Popular cta. 123, que es de banco y en facturación se llama Banco Popular 123.»

Crear, cambiar y quitar

• Subcuenta nueva: código y nombre. En la pantalla, pestaña Catálogo. No se le puede colgar una subcuenta a una cuenta que ya tiene movimientos: primero pasa su saldo a otra con un asiento.
• Quitar una cuenta: si no tiene movimientos, se borra; si tiene, se desactiva y su historia queda. Con saldo no se desactiva: primero pasa el saldo a otra cuenta.
• Moneda: una cuenta puede ir en pesos, dólares o euros, y no cambia de moneda una vez que tiene movimientos.

Centros de costo

Vienen apagados. Los enciende el dueño en los ajustes. Encendidos, cada línea de un asiento puede llevar su centro («10», «10-01», «TIENDA»).

Los asientos

Borrador, después confirmado

Un asiento manual lleva fecha, concepto, soporte (el documento que lo respalda: número de factura, contrato, estado de cuenta) y al menos dos líneas.

1. Se guarda en borrador. Un borrador no suma en ningún saldo.
2. Se confirma: toma su número correlativo dentro del ejercicio y desde ahí no se edita ni se borra.

Las reglas que el sistema no deja saltar:

• Cada línea lleva debe o haber, nunca los dos, y mayor que cero.
• El asiento cuadra al centavo o no se guarda. No se cierra solo con una cuenta de paso.
• En otra moneda, cada línea lleva su importe, la tasa del día y los pesos; el cuadre se exige en pesos. Si falta la tasa, la pide: no la inventa.

En la pantalla, la pestaña Asiento te va sumando lo que escribes y te dice si cuadra; el que decide al guardar es el sistema. Los borradores salen debajo con el botón Revisar y confirmar.

Corregir lo confirmado

• Reversar: se anota un asiento nuevo con las mismas líneas al revés, que apunta al original, con su motivo.
• Descartar: un borrador que no sirve se descarta con su motivo. No se borra.
• Lo que llegó de facturación o de nómina no se reversa a mano: se corrige en su origen (con una nota de crédito, anulando la compra…) y el asiento se corrige solo.

Un mes cerrado

Si un asiento tiene fecha de un mes ya cerrado, al confirmarlo entra en el primer mes abierto, con su fecha original anotada y marcado como fuera de su mes. Así nada toca un mes cerrado.

Lo que llega solo

Cada hecho de facturación y nómina —una venta, un cobro, una compra, una devolución, un ajuste de inventario, el cierre de la caja, una nómina cerrada— llega con su foto ya en pesos y se convierte en su asiento, una sola vez. Contabilidad no recalcula los impuestos: los toma de su origen.

Cuando a un hecho le falta algo para asentarse, se queda pendiente y dice qué le falta. Lo más común:

Le falta	Qué hacer
La cuenta de un banco	Crear la subcuenta de banco con su nombre
A qué cuenta va una compra	Decir la regla de cuenta (abajo)
La fecha de arranque	Ponerla en los ajustes

Se arregla eso y se le pide al agente que reintente los pendientes.

«¿Qué hechos están pendientes y qué les falta?»

Una vez al día, facturación y nómina mandan la lista de lo que pasó, y contabilidad pide de vuelta lo que no le llegó o le llegó distinto. Un mes no se cierra con hechos pendientes ni faltantes.

A qué cuenta va cada compra

Las compras llegan con su tipo de gasto del 606. El sistema trae reglas sugeridas por tipo de gasto (arrendamientos, seguros, gastos financieros…), y el contador las cambia o añade otras por proveedor:

«Todo lo del proveedor con RNC 101000000 va a la 6201.»

La regla del proveedor manda sobre la del tipo de gasto.

Los libros

Libro	Qué da
Balanza de comprobación	Cada cuenta con saldo inicial, debe, haber y saldo final, y si cuadra
Libro diario	Los asientos confirmados en orden, con sus líneas
Mayor de una cuenta	Cada movimiento con su asiento y el saldo que va quedando. Una cuenta de grupo suma sus subcuentas

Se piden por un mes, un año fiscal o un rango de fechas. En la pestaña Libros de la pantalla los ves por mes, y el botón Bajar en CSV deja el archivo en Archivos del negocio. Se abre con Excel.

La bitácora

Confirmar, reversar, descartar, cerrar y reabrir un mes, cambiar los ajustes y las cuentas: todo queda anotado con quién y por qué.

«Enséñame la bitácora.»

Sigue con Cierra el mes y el año.