Empieza con la contabilidad
La fecha de arranque, los saldos que traes del programa anterior y quién puede tocar el libro.
La contabilidad de RunOp AI es un libro de partida doble para un negocio dominicano: catálogo de cuentas, asientos, cierre de mes, banco, activos fijos, estados financieros e impuestos preparados. No sustituye a tu contador: le da el libro hecho para que revise y firme.
Lo que pasa en facturación y en nómina llega solo al libro. Una venta, un cobro, una compra, un pago a un proveedor, el cierre de la caja o una nómina cerrada se convierten en su asiento sin que nadie los copie.
Lo primero: los ajustes
Antes de anotar nada, la contabilidad necesita cuatro datos:
| Dato | Para qué |
|---|---|
| Fecha de arranque | El día desde el que se lleva el libro aquí |
| Nombre del negocio | Sale en los libros y en las declaraciones |
| RNC | 9 dígitos (o la cédula del dueño, 11) |
| Tamaño de la empresa | Grande, mediana, pequeña o micro, como te clasifica la DGII. Se usa para los anticipos del ISR |
Díselo a RunOp en una frase:
«Arranca la contabilidad el 1 de octubre de 2026. El negocio es Ferretería Ejemplo SRL, RNC 101000000, empresa pequeña.»
Importante
La fecha de arranque es siempre el primer día de un mes. Si dices el 15, el sistema te lo rechaza: así el primer mes sale entero. Y una vez que hay asientos confirmados, la fecha de arranque ya no se mueve.
Los ajustes los cambia solo el dueño. Vienen además con dos valores por defecto que puedes revisar con tu contador:
- El cierre fiscal es el 31 de diciembre. También puede ser 31 de marzo, 30 de junio o 30 de septiembre. Cambiarlo con asientos ya confirmados no se puede desde aquí: pide autorización de la DGII.
- El inventario se valora a costo promedio ponderado. El sistema te avisa que la ley (artículo 303 del Código Tributario) manda el método UEPS salvo autorización de la DGII. Si tu negocio la tiene, anota su número; si no, decídelo con tu contador.
Hasta que no haya fecha de arranque no se puede asentar nada.
Los saldos del programa anterior
Si vienes de otro programa o de un contador que llevaba el libro en Excel, traes lo que había el día antes del arranque en un solo asiento: el asiento de apertura.
- Va con fecha del día de arranque y tiene que cuadrar al centavo.
- Se dicta como líneas: cada cuenta con su saldo al debe o al haber, sacadas de la balanza del programa anterior.
- Si arrancas a mitad del año fiscal, trae también los ingresos y gastos acumulados del año. Así el estado de resultados del año y el IR-2 salen enteros. El resultado de un mes suelto no los cuenta.
- Queda en borrador. Tu contador la revisa contra la balanza vieja y la confirma.
- Hay una sola apertura por arranque. Si la confirmada estaba mal, se reversa con su motivo y se carga la buena.
Nota
Importar el catálogo y la balanza directamente desde un Excel todavía no existe. Hoy la apertura se dicta línea por línea.
Si ya usabas la facturación
Lo normal es que la facturación de RunOp AI lleve tiempo funcionando cuando instalas la contabilidad. Lo que pasó antes no se vuelve a procesar:
- Todo lo que tenga fecha anterior al arranque se queda sin asiento. Su efecto ya está en la apertura: lo que te deben, lo que debes, el inventario y los bancos.
- Lo que pase después sobre documentos viejos —el cobro de una factura de agosto, la nota de crédito de una venta vieja— sí tiene su asiento.
- Los saldos iniciales que cargaste en facturación al mudarte desde Alegra quedan cubiertos por la apertura: son su detalle.
Quién puede qué
| Quién | Qué puede |
|---|---|
| El dueño | Todo. Cambiar los ajustes, reabrir un mes y cerrar el año son solo suyos |
| El contador | Proponer, confirmar y reversar asientos, y llevar el catálogo, el banco y los activos. Cierra meses solo si tiene el permiso de cerrar |
| Alguien con permiso de ver | Consultar libros y estados, sin cambiar nada |
| Un operador sin permiso, o un agente que habla con clientes | Nada: la contabilidad no se le enseña |
Darle acceso a tu contador
Tu contador entra con su propio usuario. En el panel:
- Ve a Operadores y añádelo con su correo.
- En su fila, pulsa Permisos.
- En el bloque de Contabilidad marca ver y operar. Si quieres que también pueda cerrar los meses, marca puede cerrar meses.
Marcar operar enciende ver solo, y puede cerrar meses necesita operar. Reabrir un mes ya cerrado sigue siendo solo tuyo.
Todo lo que se confirma, se reversa, se cierra, se reabre o se cambia queda en una bitácora con quién lo hizo y por qué.
Lo que le puedes preguntar
La contabilidad trae su propio agente. Contigo habla sin jerga; con tu contador habla de cuentas y asientos. Ejemplos:
| Le dices | Te contesta |
|---|---|
| «¿Cómo va el mes?» | Lo que vendiste, lo que ganaste en el mes y en el año, lo que te deben, lo que debes, el dinero en caja y bancos y los impuestos por pagar |
| «¿Cuánto gané en septiembre?» | El estado de resultados del mes, comparado con el mes anterior y con el mismo mes del año pasado |
| «¿Cuánto debo de impuestos?» | Los impuestos y retenciones por pagar según el libro, y lo que tienes a favor |
| «¿Cuánto tengo en el banco?» | El saldo de la caja y de cada banco según el libro |
| «¿Qué falta para cerrar?» | Lo que falta para cerrar el primer mes abierto, dicho por su nombre |
Cada cifra sale del libro, con la fecha a la que se refiere y si el mes está cerrado o abierto. Un mes abierto todavía puede cambiar.
Consejo
Si te dice que hay asientos en borrador, esos todavía no cuentan en ninguna cifra. Pídele a tu contador que los confirme o los descarte.
Sigue con La contabilidad para tu contador.