Cuando la DGII rechaza un comprobante
En cola no es un error; rechazada sí. Cómo saber cuál es, qué la causó y cómo volver a emitirla sin cobrar dos veces.
Esto aplica solo si emites facturación electrónica. En papel no hay envío y no hay rechazo.
Cómo viaja una factura electrónica
La venta no espera por la DGII. Se emite, se cobra y el cliente se va; el envío va después. Un comercio no puede parar porque un servidor ajeno esté caído.
Por eso una factura puede estar en uno de estos puntos. En la caja lo ves en Ventas, al lado de cada venta:
| En la caja dice | Qué significa | ¿Hay que hacer algo? |
|---|---|---|
| Por enviar | Está en la cola, todavía no salió | No. Sale sola |
| En la DGII | La DGII la recibió y falta su veredicto | No. Es un paso |
| DGII ✓ | Aceptada | No |
| Rechazada | La DGII la miró y dijo que no | Sí |
| Hay que arreglar | No llegó bien, o se dejó de intentar | Sí |
«En cola» no es un error
La factura vale, está emitida y está cobrada. Lo único que falta es el viaje.
La cola se vuelve a intentar sola cada vez que emites otro comprobante, y conviene dejar programado el envío cada quince minutos:
«Programa el envío de los comprobantes a la DGII cada quince minutos.»
Cuidado
Nunca la repitas porque esté en cola. Repetirla gasta otro comprobante y duplica la venta.
Lo que no mejora insistiendo —las credenciales son de otro RNC, al comprador le falta el RNC— no se reintenta: pasa directo a Hay que arreglar, con el motivo. Y si un comprobante falla ocho veces seguidas, se deja de intentar y también pasa ahí, para que no se quede escondido en la cola.
Mira el motivo
En la caja, toca el sello Rechazada o Hay que arreglar. Se abre «Esta factura no llegó a la DGII» con el número, el comprobante, cuántas veces se intentó enviar y el motivo tal como lo dio la plataforma. Ese motivo suele decir exactamente qué cambiar.
Ese aviso también te recuerda que no la vuelvas a hacer como una venta nueva: eso sí cobraría dos veces. Ahí mismo está el botón Volver a emitirla, que es la forma correcta de rehacerla (más abajo). Si aún no has corregido el motivo, pulsa Ahora no.
O pregúntale a tu agente:
«¿Cómo va la facturación electrónica?»
Te dice si las credenciales sirven, cuántas están aceptadas, cuántas en cola, cuántas esperando respuesta, las rechazadas con su motivo, y las aceptadas con reparos.
Nota
Aceptada con reparos vale: el comprobante es bueno. Pero lo que la DGII objetó hay que corregirlo antes de que se vuelva un rechazo en la próxima.
Vuelve a emitirla, sin cobrar otra vez
Un comprobante rechazado no vale y su número no se reutiliza. La corrección es un comprobante nuevo. Primero arregla la causa —el RNC del cliente, el dato que diga el motivo— y después vuélvela a emitir de una de estas dos formas:
- En la caja: toca el sello Rechazada o Hay que arreglar y, en el aviso «Esta factura no llegó a la DGII», pulsa Volver a emitirla.
- Con tu agente:
«Vuelve a emitir la factura 202600015 que rechazó la DGII.»
Las dos hacen lo mismo, en un solo paso:
- sale una factura nueva con otro número, copiando la anterior entera;
- no se cobra otra vez ni se mueve inventario: la venta ya pasó;
- los cobros que tenía pasan a la nueva, en el mismo recibo;
- las notas de crédito o débito que colgaban de ella pasan a la nueva;
- la rechazada queda anulada, con el motivo escrito.
Solo se puede con una factura de venta que esté rechazada o en «hay que arreglar». Una que va en cola o esperando respuesta no se vuelve a emitir.
Probar antes de volver a emitir
Si no entiendes el motivo, pide que la revisen sin emitir otra:
«Revisa el formato de la factura 202600015 sin mandarla.»
La pasa por el revisor de formato de la plataforma de envío, con el documento real delante, y te dice qué campo está mal. Así no gastas otro comprobante para averiguarlo.
Las notas que se adelantan a su factura
Si emites una factura y su nota de crédito seguidas, la nota puede llegar antes de que la DGII haya registrado la factura. Por eso una nota espera a que su factura esté aceptada y sale sola después. No es un error.
Si la factura fue rechazada, la nota no tiene a qué agarrarse y no sale. Lo que se hace es volver a emitir la factura: la nota pasa a la nueva y sale sola cuando la DGII la acepte.
Cuidado
En ese caso, no hagas otra nota ni devuelvas el dinero otra vez. La nota ya está hecha y ya afectó lo que debe el cliente.
Lo que el sistema frena antes de gastar un número
Un comprobante gastado no se devuelve. Por eso, con la electrónica encendida, el sistema revisa antes de tomar el número lo que haría rechazar la factura. Si algo falla, la factura no sale y no se gasta nada:
| Lo que frena | Qué hacer |
|---|---|
| Crédito fiscal a un cliente sin RNC ni cédula | Añádele el documento o emítele consumo (B02) |
| Factura a crédito sin fecha límite de pago | Pon la fecha de vencimiento o emítela de contado |
| Una fecha distinta de la de hoy | Emítela con la de hoy y pon la fecha de la operación en las notas |
| Propina legal que no es el 10 % | La DGII solo admite el 10 %. Corrige la propina del negocio o factura sin propina |
| Propina en una cuenta en dólares | Factúrala en pesos o sin propina |
| Productos con impuesto selectivo (alcohol, tabaco) | Todavía no se pueden emitir en electrónico |
| Una tasa de ITBIS que la DGII no reconoce, o un desglose que no cuadra con el total | Revisa las tasas de los productos |
| Factura en dólares sin tasa de cambio | Dile cuántos pesos vale el dólar |
| Una entrega gratuita en crédito fiscal | Emítela como consumo |
| Gastos menores con ITBIS | Ese comprobante solo admite montos exentos |
| Pagos al exterior sin el ISR retenido | Dile cuánto se retuvo |
| El rango de comprobantes vence antes de la fecha | Registra el rango nuevo |
Un rango que no vas a usar
Si tienes números electrónicos que nunca vas a usar, se le puede decir a la DGII que los dé por anulados. Es irreversible: el agente te lo pide dos veces antes de hacerlo. No lo confundas con anular una factura, que se hace con una nota de crédito; eso está en Notas de crédito y débito, anular y devolver.