La caja: vender en el mostrador

La caja es la pantalla para vender en el mostrador: tocas o escaneas los productos, cobras y sale la factura con su papel. Es parte del sistema de facturación, así que emite los mismos comprobantes y sigue las mismas reglas que cuando le pides una factura a tu agente.

Cómo se entra

En el panel, ve a Sistemas. En la tarjeta de Facturación pulsa Abrir app: la caja se abre en otra pestaña, con su propia entrada.

Se entra con el mismo correo y la misma contraseña de la cuenta del negocio. La sesión de la caja abre la caja y nada más: no da entrada al panel ni a las conversaciones.

Para que un cajero pueda entrar, dale permiso al sistema de facturación. En Operadores, en su ficha, en Sistemas, marca ver y operar en Facturación. Hacen falta los dos: con solo ver, la caja le dice que puede mirar pero no facturar.

El cajero puede cambiarse su contraseña desde la propia caja: toca su nombre, arriba a la derecha.

Si la cuenta tiene la verificación en dos pasos encendida, la caja te pide también el código: después del correo y la contraseña aparece el campo Código de verificación. Abre tu aplicación de códigos, escribe el que sale en ese momento y pulsa Verificar y entrar.

Abrir el turno

Al entrar, si tu turno no se ha abierto, la caja te ofrece abrirlo. Cuentas el efectivo de cambio que pones en la gaveta y lo escribes: el fondo en pesos y, si manejas dólares, el fondo en dólares.

Puedes decir Ahora no y vender igual, pero el fondo es lo que hace que el cierre cuadre: sin él, una caja que abre con dos mil pesos de cambio cierra «sobrando» dos mil todos los días.

Si se te pasó, ábrelo después desde Ventas (el icono del calendario): Abrir el turno con fondo. Un turno se abre una sola vez.

Cada cajero tiene su gaveta: cuenta desde su último cierre, no desde la medianoche. Lo que vendió otra persona, o lo que facturó el agente por WhatsApp, no entra en tu gaveta.

Vender

1. Busca o escanea el producto en la barra de arriba. Con el lector, pasa el código; con el teclado, Enter lo agrega. También puedes tocar la tarjeta del producto.
2. Ajusta las cantidades con − y + en La cuenta.
3. El cliente. Por defecto es Consumidor Final. Para cambiarlo toca el cliente en la cuenta y búscalo por nombre o RNC, o pulsa Cliente nuevo: nombre, RNC o cédula si lo tiene, teléfono, y qué comprobante lleva (consumo, crédito fiscal, gubernamental, régimen especial o exportación). Se guarda y queda elegido.
4. Pulsa Cobrar (o F2).

En las tarjetas de los productos que llevan inventario ves cuántos quedan. Si el negocio decidió no vender lo que no hay, una venta que pase de la existencia no se emite y no gasta comprobante.

Si se recarga la página a mitad de una venta, la cuenta vuelve como estaba.

Cobrar

En el cobro decides, de arriba abajo:

	Opciones
Propina	Con propina o Sin propina. Solo aparece si tu negocio cobra propina legal
Moneda	En pesos o En dólares
Plazo	De contado o A crédito
Forma de pago	Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Dos formas
Comprobante	Con comprobante o Sin comprobante

• Efectivo: escribe con cuánto paga y la caja te dice la devuelta. Si no alcanza, dice cuánto falta y no deja facturar.
• Tarjeta o transferencia: puedes anotar la referencia (el número del comprobante de la tarjeta o el número de transferencia) y a qué cuenta entró, si no es la de siempre. Las dos son opcionales, pero te ahorran adivinar a fin de mes qué depósito fue qué venta. Si dejas la cuenta en blanco, una transferencia va a la cuenta de banco de los datos del negocio, y una tarjeta a su cuenta de tarjetas o, si no tiene una aparte, a esa misma cuenta de banco. Si el negocio no tiene ninguna puesta, la contabilidad deja ese cobro esperando hasta que se diga a qué banco entró.
• A crédito: hay que elegir un cliente de verdad —a Consumidor Final no se le puede fiar— y la fecha hasta la que paga. Hay atajos de 15, 30 y 45 días.
• Sin comprobante y sin propina valen para esa venta: la siguiente vuelve a salir con comprobante y con propina.

Si el cliente es una empresa que retiene el ITBIS, la caja cobra lo que de verdad paga: la factura dice el total y por la caja entra el total menos lo retenido.

Dos formas de pago

Elige Dos formas, escribe la parte en efectivo y elige si el resto va con tarjeta o con transferencia. La caja te dice cuánto va con la otra forma. Cada parte sale con su recibo y va a su cuenta.

En dólares

Elige En dólares y escribe la tasa del día (pesos por dólar). Los precios del catálogo se pasan a dólares con esa tasa y la factura sale en dólares, con la tasa congelada. La caja la recuerda para las ventas siguientes. Sin tasa no deja facturar, y la venta siguiente vuelve a pesos.

Cuando sale

Ves el número de la factura y su NCF, y la devuelta. Elige el papel:

• Ticket, para impresora de rollo de 80 mm.
• Hoja, para papel normal.

Con Siguiente venta (o Esc) empieza la próxima. Una venta cobrada no se cancela con Esc: si hay que deshacerla, se anula.

Ventas del día

El icono del calendario abre Ventas: las de hoy y los días anteriores, con su importe, la hora, el cliente y la forma de pago. Desde ahí puedes:

• Reimprimir cualquier venta en Ticket u Hoja.
• Dar NCF a una venta que salió sin comprobante.
• Anular una venta, entera o solo una parte: está en Corrige, anula o devuelve.

Si emites comprobantes electrónicos, cada venta lleva su sello: DGII ✓, En la DGII, Por enviar, o en rojo Rechazada / Hay que arreglar.

Si una venta no llegó a la DGII

Toca el sello rojo: se abre «Esta factura no llegó a la DGII», con el motivo que dio la DGII y cuántas veces se intentó enviar. La venta está cobrada: no la cobres otra vez como una venta nueva.

Cuando el motivo esté corregido (por ejemplo, el RNC del cliente), pulsa Volver a emitirla. Sale una factura con un comprobante nuevo, sin cobrar otra vez ni mover el inventario, y la rechazada queda anulada. Mientras no lo hagas, esa venta no está declarada. Si todavía no sabes qué corregir, pulsa Ahora no. Más detalles en Cuando la DGII rechaza un comprobante.

Por enviar no es un problema: la factura vale y sale hacia la DGII sola.

Cobrar lo que deben

El icono del billete abre Lo que deben: las facturas pendientes, con cuántos días tienen y lo que ya se abonó. Puedes buscar por cliente o número.

• Cobrar en una factura: escribes cuánto paga y cómo (efectivo, transferencia, tarjeta o cheque) y se anota el cobro.
• Nuevo recibo: para un pago que cubre varias facturas, o un anticipo. Se aplica a sus facturas pendientes de la más vieja a la más nueva y lo que sobre queda a su favor.
• Recibos: la lista, para Imprimir o Anular uno (con su motivo).

Lo que un cliente abona en efectivo entra en la gaveta de quien lo cobró.

Retirar efectivo al banco

A media tarde, para no acumular efectivo: en Ventas, Retirar efectivo al banco. Escribes cuánto sale, si son pesos o dólares, a qué cuenta va y, si lo tienes, el número del depósito.

No se puede sacar más de lo que debería haber en la gaveta, y la cuenta de destino es obligatoria, para poder conciliarlo después. El cierre descuenta lo retirado.

Meter cambio

Si se acaban las monedas y alguien trae sencillo para dar devuelta, anótalo: en Ventas, Meter cambio en la gaveta. Escribes cuánto entra, si son pesos o dólares y, si quieres, de dónde sale («Lo trajo el dueño»), y pulsas Meterlo.

Ese dinero no es una venta, pero está en la gaveta. Si no lo anotas, al cerrar aparece como un sobrante que nadie sabe explicar.

Cerrar la caja

En Ventas, Cerrar la caja. Cuentas el dinero de la gaveta y escribes cuánto hay (y aparte los dólares, si hay).

Lo que debería haber es:

fondo + cambio que metiste + lo cobrado en efectivo − lo devuelto en efectivo − lo retirado al banco

Los dólares se cuentan aparte, con la misma cuenta.

• Si cuadra, la caja se cierra y te enseña el resultado.
• Si no cuadra, te dice cuánto debía haber, cuánto contaste y cuánto falta o sobra, y te pide a qué se debe. Sin ese motivo no se cierra.

El descuadre no se corrige ni se esconde: queda escrito con su signo y con lo que dijo el cajero. Así un faltante se puede revisar el mismo día, y no a fin de mes cuando ya nadie sabe de qué turno fue.