Empieza a facturar
Los datos de tu negocio, tus secuencias de comprobantes y, si estás acogido, la facturación electrónica.
La facturación de RunOp AI es un sistema: guarda tus clientes, tus productos y tus comprobantes, y es quien numera y calcula. Ni tú ni el agente dictan totales, ITBIS ni números de comprobante: los pone el sistema.
Dónde se usa
Tienes dos puertas a la misma facturación:
| Dónde | Para qué |
|---|---|
| Hablando con tu agente | El agente que tenga la facturación entre sus módulos. Le pides facturas, cotizaciones, cobros, reportes, lo que sea |
| La caja | Una pantalla para vender en el mostrador. Se abre desde Sistemas, en la tarjeta de Facturación, con el botón Abrir app |
La caja se abre aparte y tiene su propia entrada: se entra con el mismo usuario del negocio, y quien entra a la caja no entra al panel. Está explicada en La caja.
Si el sistema no está instalado todavía, mira Instala un sistema.
La guía de arranque
No tienes que adivinar qué falta. Pregúntaselo a tu agente:
«¿Qué me falta para empezar a facturar?»
Te contesta con una lista, en orden. Hay dos cosas obligatorias —sin ellas no sale la primera factura— y varias que conviene decidir una vez para que no se decidan solas:
| Paso | ¿Obligatorio? |
|---|---|
| Los datos del negocio: razón social, RNC o cédula y dirección | Sí |
| Una secuencia de comprobantes vigente | Sí |
| De qué son tus ingresos para la DGII (ventas, alquileres…) | No |
| Facturación electrónica | No |
| Si se puede vender lo que no hay en existencia | No |
| Si cobras propina legal | No |
| A qué cuenta de banco entran las transferencias y las tarjetas | No |
| Tu catálogo de productos y clientes | No |
Los datos de tu negocio
Salen en la cabecera de cada documento, en el PDF y en el comprobante electrónico. Díselos al agente en un solo mensaje:
«Mis datos para facturar: Comercial Ejemplo SRL, RNC 1-01-00000-1, Av. Principal 25, Santo Domingo, teléfono 809-555-0000.»
Lo que puedes guardar ahí:
- Razón social, RNC o cédula y dirección. Son los del negocio, no los de quien abrió la cuenta.
- Teléfono, correo, nombre comercial y sitio web.
- El logo: mándale la imagen por el chat (PNG, JPG o WEBP, hasta 1 MB).
- Una nota fija al pie de todos los documentos.
- El tipo de ingresos para la DGII. Si no dices nada queda en «01, ventas de bienes o servicios», que es lo normal.
- La propina legal: 10 si eres restaurante o bar, cero si no la cobras.
- Tus cuentas: la de banco donde entran las transferencias, cheques y depósitos, y la donde liquidan las tarjetas.
Nota
El sistema comprueba que el RNC o la cédula estén bien escritos (su dígito de control). No comprueba que existan en la DGII.
Sin estos datos no sale ningún documento, ni siquiera una cotización: un papel sin membrete no se le puede entregar a nadie.
Las secuencias de comprobantes
Cada factura fiscal toma su NCF de un rango que la DGII te autorizó. Ese rango hay que registrarlo una vez:
«Registra la secuencia B01 del 1 al 500, vence el 31 de diciembre de 2027.»
Lo normal es tener por lo menos B01 (crédito fiscal) y B02 (consumo), y B04 para las notas de crédito.
Lo que el sistema cuida por ti:
- Dos rangos que se pisan no entran. Si registras uno que se cruza con otro del mismo tipo, te dice cuál y no guarda nada. Así nunca se repite un número.
- Cuando tienes dos rangos del mismo tipo, se gasta primero el que vence antes, para no dejar números autorizados sin usar.
- Una factura no sale con un rango vencido. Si la fecha de la factura cae después del vencimiento, se niega.
Si el talonario ya venía empezado
Casi nadie estrena talonario con el sistema: llegas con los primeros NCF ya usados en papel o en otro programa. Dile cuál es el que sigue:
«En la secuencia B01 el próximo es el 18.»
Nunca te deja retroceder por debajo de un comprobante que ya emitiste aquí, porque eso repetiría un número. Y si al corregir quedan números atrás, te los lista: o los usaste fuera y se declaran donde se emitieron, o no se usaron y van al 608.
Cuál es el siguiente y cuántos quedan
«¿Cuál es el próximo comprobante B02 y cuántos me quedan?»
El agente lo consulta en el sistema, no lo deduce. Si un rango está agotado o vencido, no te anuncia un «siguiente» que no se puede usar.
Si se acaba o se vence
La factura no sale y te dice por qué:
| Lo que dice | Qué hacer |
|---|---|
| Se acabaron los comprobantes | Pide un rango nuevo a la DGII y regístralo |
| Los rangos están vencidos | Pide la renovación a la DGII y regístrala |
| No hay secuencia activa | Registra la primera de ese tipo |
Consejo
Un rango registrado por error se puede borrar solo si no salió ni una factura con él. Si ya se usó, pídele al agente que lo desactive: deja de usarse sin perder la historia.
La facturación electrónica
Viene apagada. Mientras lo esté, facturas en papel (B01, B02) como siempre, y no necesitas nada más.
Si tu negocio ya está autorizado por la DGII como emisor electrónico, hacen falta dos cosas tuyas:
- Tu certificado digital, de una entidad certificadora.
- La autorización de la DGII y tus secuencias electrónicas (E31, E32, E34).
La cuenta en la plataforma de envío de comprobantes no la necesitas: el alta de tu negocio ahí la hace el equipo de RunOp AI, a partir del certificado que subes en la tarjeta Factura electrónica (más abajo). Nada de eso se dicta por el chat: si le mandas claves al agente, te dirá que ahí no se hace.
Hay tres ambientes de la DGII: pruebas (TesteCF), certificación (CerteCF) y producción. Se arranca por pruebas.
Importante
Si la configuración queda a medias, el sistema se niega a facturar y dice qué falta. Es a propósito: seguir en papel sin avisar te dejaría creyendo que emites electrónica hasta que la DGII preguntara.
La tarjeta «Factura electrónica»
Con Facturación instalada, en el panel, en Sistemas, aparece la tarjeta
Factura electrónica. En la app está en la hoja de tu cuenta, con el mismo
nombre. Ahí subes tu certificado (archivo .p12 o .pfx) y su clave, y
pulsas Enviar certificado.
Al enviarlo se comprueba que la clave lo abra y que no esté vencido. Después viaja al equipo de RunOp AI, que da de alta tu negocio; en tu instalación no se queda guardado. La tarjeta te dice en qué punto vas:
| Dice | Qué significa |
|---|---|
| Sin configurar | Todavía no has subido el certificado |
| En proceso de alta | Lo recibimos y estamos dando de alta tu negocio. No tienes que hacer nada más |
| Conectada | Ya emites electrónica. Dice en qué ambiente y desde cuándo, y cuándo vence el certificado |
Si mandaste el certificado equivocado, Cancelar el alta y súbelo otra vez. Cuando el certificado se renueve, lo cambias en la misma tarjeta con Cambiar certificado: mientras el nuevo se da de alta sigues emitiendo con el de antes.
Una vez encendida
Para ti casi nada cambia:
- Sigues pidiendo B01 o B02. El sistema emite el E31 o el E32 que corresponde. No tienes que aprender otra lista.
- El número pasa de ocho dígitos a diez, y las secuencias electrónicas exigen la fecha hasta la que la DGII las autorizó.
- Una factura electrónica sale siempre con la fecha de hoy. No se puede fechar en otro día, ni confirmándolo.
- El B12 no tiene equivalente electrónico: si lo pides, el sistema se niega.
- La factura no espera por la DGII: se emite, se cobra y el envío va después. Si algo sale mal, mira Cuando la DGII rechaza un comprobante.
Lo siguiente
- ¿Vienes de Alegra? Múdate desde Alegra.
- Factura con y sin comprobante.
- La caja.