Múdate desde Alegra
Tus productos, tus contactos y lo que te deben, desde un Excel y sin gastar comprobantes.
Una mudanza empieza con cientos de productos y contactos. Cargarlos uno a uno por el chat sería un mes de trabajo. Por eso RunOp AI lee la hoja que bajas de Alegra —o una que hagas a mano— y la carga con las mismas reglas que si la dictaras fila por fila.
El orden que conviene
- Los datos del negocio y tus secuencias. Están en Empieza a facturar.
- Los productos.
- Los contactos: clientes y proveedores.
- Lo que te deben y lo que debes a la fecha en que dejas Alegra.
- Si usas contabilidad, la apertura del libro.
Baja tus listas de Alegra
Descarga en Excel tu lista de contactos y la de productos desde sus listados. No hace falta arreglarlas antes: el sistema reconoce las columnas por su nombre.
Lo que se puede leer:
| Formatos | Excel (.xlsx, .xlsm), .csv y .tsv. El Excel viejo (.xls) no: ábrelo y guárdalo como .xlsx |
| Tamaño | Hasta 20 MB y 5,000 filas de una vez |
Cárgalas: primero se revisa, después se guarda
Mándale el archivo a tu agente por el chat y dile qué trae:
«Te mando la lista de productos de Alegra, cárgala.»
Nunca guarda a la primera. Primero te enseña la revisión:
- qué columna leyó para cada dato;
- cuántos son nuevos y cuántos ya estaban;
- qué filas no sirven y por qué (sin nombre, sin precio, RNC mal escrito, repetidas en la misma hoja…);
- una muestra de lo que va a entrar.
Si está bien, le dices que sí y entonces guarda. Una hoja mal leída que entrara directo dejaría cientos de filas para borrar a mano.
Consejo
Las exportaciones suelen traer una o dos filas con el nombre del negocio y la fecha antes de los títulos. No hay que borrarlas: el sistema busca la fila de títulos entre las primeras cinco.
Si no reconoce una columna
Te lo dice, con los títulos que encontró. Le indicas cuál es por su título o por su letra:
«El nombre está en la columna "Razón social" y el RNC en la C.»
Contactos
Alegra exporta clientes y proveedores en la misma lista, con una columna que dice si es cliente, proveedor o los dos. El sistema la lee y da de alta a cada uno donde le toca. Si esa columna viene vacía, lo toma como cliente.
También puedes cargar una lista solo de clientes o solo de proveedores.
Productos
- El ITBIS se lee como 18, 16 o exento. Si la celda viene vacía, queda en 18. Cualquier otra tasa se rechaza en esa fila.
- Lo que es servicio no lleva inventario.
- La existencia inicial se carga en los productos que traen código. Un producto sin código entra al catálogo, pero sin existencia: ajústala después contándola.
- La «venta en negativo» de cada producto, si la trae la hoja, también se respeta.
No duplica
Puedes cargar la misma hoja dos veces sin miedo:
| Cómo se reconoce que ya estaba | |
|---|---|
| Cliente o proveedor | Por su RNC o cédula; si no tiene, por el nombre (sin contar tildes ni mayúsculas) |
| Producto con código | Por el código. Ese se actualiza con los datos de la hoja |
| Producto sin código | Por el nombre (sin contar tildes ni mayúsculas). Ese se salta |
La existencia inicial solo se pone en un producto nuevo, o en uno que tiene la existencia en cero: volver a importar no la suma dos veces ni pisa lo que ya vendiste.
Lo que te deben y lo que debes
Las facturas que dejaste pendientes en Alegra ya existen: se emitieron allá, con su NCF, y ya se declararon. Volver a emitirlas aquí sería declarar dos veces la misma venta.
Por eso lo que se carga es la deuda, factura por factura, sin gastar comprobantes:
«Te mando lo que me deben los clientes al 30 de septiembre. Cárgalo como saldos iniciales por cobrar.»
Funciona igual para lo que les debes a tus proveedores («saldos por pagar»). Puedes mandarlo en un Excel o dictárselo.
De cada saldo se lee: el contacto, su RNC, el número o NCF de la factura vieja, la fecha, el vencimiento, lo pendiente y la moneda. Si es en dólares, hace falta la tasa.
| Fecha de corte | El día en que cerraste Alegra. No puede ser futura; si no la dices, es hoy |
| Contacto que no existe | Se crea al guardar |
| La misma factura dos veces | No se repite: se reconoce por su número |
| Dónde cuenta | En lo que te deben y lo que debes, para cobrarlo y pagarlo como cualquier otra |
| Dónde NO cuenta | Ni en el 606, ni en el 607, ni en el ITBIS, ni en la ganancia del mes |
Igual que con las hojas: primero te enseña la revisión y guarda cuando le dices que sí.
Vender lo que no hay en existencia
Es una decisión del negocio y conviene tomarla al mudarte:
«No quiero vender lo que no hay en existencia.»
| Lo que decidas | Qué pasa |
|---|---|
| Sin decidir | Se vende y se avisa. Así no se le para la caja a quien todavía está actualizando |
| Sí se puede | Se vende, la existencia queda en negativo y se avisa |
| No se puede | La venta se niega y no gasta comprobante, salvo en los productos que marques como excepción |
Si también llevas la contabilidad aquí
La contabilidad arranca con un asiento de apertura: los saldos de tus cuentas el día antes de empezar, el primer día de un mes. Lo de antes de esa fecha no se vuelve a procesar; su efecto ya está en la apertura.
Los saldos iniciales que cargaste en facturación quedan cubiertos por esa apertura: son su detalle por cliente y por proveedor.
Está explicado paso a paso en Empieza con la contabilidad.