Corrige, anula o devuelve una factura
Notas de crédito y de débito, anular una venta, el saldo a favor del cliente y cómo se le devuelve el dinero.
Una factura emitida no se edita ni se borra, nunca. Ya la tiene el cliente y, si lleva comprobante, ya es de la DGII. Lo que se hace es emitir otro documento que la corrige y la menciona. Así queda la historia completa.
| Quieres… | Se hace con |
|---|---|
| Rebajar una parte (devolvió un artículo, descuento después) | Nota de crédito con lo que se rebaja |
| Dejarla sin efecto entera | Anularla: nota de crédito por todo |
| Cobrarle más (mora, un cargo olvidado) | Nota de débito |
Toda corrección pide un motivo. Va escrito en la nota y queda en los libros: sin él, una anulación no se distingue de un descuadre.
Nota de crédito: rebajar una parte
«Hazle una nota de crédito a la factura 202600123: devolvió 2 sacos de cemento, venían mojados.»
La factura sigue viva por el resto. Si la factura llevaba propina, la nota devuelve también la propina de lo devuelto.
No se puede rebajar más de lo que se facturó: el sistema cuenta lo que ya rebajaron otras notas. Y cuando varias notas juntas llegan al total, la factura se da por anulada sola.
Anular una factura entera
«Anula la factura 202600123, se facturó al cliente equivocado.»
Se emite una nota de crédito por el total —propina incluida— y la factura queda anulada, pero no borrada. La mercancía vuelve al inventario.
Si la factura ya tenía notas de crédito, no se puede anular «entera», porque devolvería de más: el sistema te dice cuánto queda y se hace una nota por eso.
Importante
Para emitir notas hace falta la secuencia de notas de crédito (B04) —o de débito (B03)— registrada. Sin ella, la factura no se puede corregir y el sistema te dice qué pedirle a la DGII.
Una factura sin comprobante
Como nunca se declaró, no se corrige con notas: se anula entera y, si hace falta, se hace una nueva. Al anularla, la mercancía también vuelve al estante.
Nota de débito: cobrar de más
«Hazle una nota de débito a la 202600123 por 1,500 de flete que se nos olvidó.»
Se hace con nota de débito y no con otra factura, porque ante la DGII otra factura sería una venta nueva y no una corrección.
Lo que ya pagó: saldo a favor o devolución
Si la nota rebaja algo que el cliente ya pagó, ese dinero no desaparece. Tienes dos caminos:
Le queda a favor (lo que pasa si no dices nada). El dinero sigue en el negocio, a nombre del cliente, para su próxima compra. Para usarlo:
«Cóbrale la factura 202600150 con el saldo a favor que tiene.»
No entra dinero nuevo ni se emite otro recibo. Los anticipos y los pagos de más también quedan a favor así.
Se le devuelve. En el acto, al hacer la nota o la anulación:
«Anula la 202600123 y devuélvele el dinero en efectivo.»
o después, de lo que tenga a favor:
«Devuélvele a Ferretería Ejemplo 2,000 de su saldo a favor por transferencia desde el Popular.»
Cada devolución lleva su propio número (DEV-AAAA-NNNN) y dice de qué caja o banco salió. Si es en efectivo, sale de la caja; si la venta se pagó con tarjeta o transferencia, sale de la cuenta donde había entrado. No se puede devolver más de lo que el cliente tiene a favor.
En una factura en dólares, la nota usa la tasa de la factura; si devuelves dinero, se dice la tasa del día de la devolución.
Desde la caja
En Ventas (el icono del calendario), cada venta tiene el botón Anular. Se elige:
- Toda la venta, o
- Solo una parte: marcas cuántas unidades de cada artículo se devuelven y la caja te dice cuánto suma.
Si la venta ya estaba pagada, te pregunta cómo se le devuelve: en efectivo de la caja, reverso a la tarjeta, por transferencia o le queda a favor. Por defecto, por donde entró el dinero. A Consumidor Final no se le ofrece dejarlo a favor: quien pasó y se fue no vuelve a reclamarlo.
Lo que se devuelve en efectivo lo descuenta la gaveta al cerrar, con su comprobante de devolución.
Nota
Quién puede anular desde la caja. El dueño, cualquier venta. Un cajero, solo las suyas y dentro de los 15 minutos después de hacerlas. Pasado ese tiempo, o si la hizo otra persona, la anula el dueño. Es a propósito: cobrar en efectivo y anular después es la forma más vieja de que falte dinero.
Anular un cobro o un recibo
Distinto de anular la factura: aquí la venta sigue, lo que se deshace es el pago.
- Un cobro anotado por error —un cheque devuelto, un pago en la factura equivocada—: «deshaz el cobro de la factura 202600123, el cheque rebotó».
- Un recibo completo: anula todos sus cobros y cada factura vuelve a deber lo suyo. En la caja, en Cobrar → Recibos, cada recibo tiene Anular.
Los dos piden motivo y ninguno borra nada: quedan marcados y dejan de contar en el saldo, en la caja y en los reportes. Un recibo del que ya se le devolvió dinero al cliente no se puede anular.
Si la DGII rechazó la factura
Eso no se corrige con una nota: está en Cuando la DGII rechaza un comprobante.