Mira las tablas y las reglas de un sistema
Dónde se guarda cada cosa y qué garantiza el sistema, sin abrir la base de datos.
Antes de dejar que un agente lleve tu facturación, conviene saber dónde se guarda cada cosa y qué te promete el sistema. Las dos cosas están en la misma pantalla.
Ve a Sistemas, pulsa Revisar en el que quieras.
Los datos que guarda
Cada fila es una tabla. Te dice el nombre real, para qué es, cuántos campos tiene y cuántos registros hay ahora mismo. Pulsa sobre una y se abren sus campos con el tipo de cada uno.
Fíjate en la etiqueta solo el núcleo. Marca las tablas que el agente no puede tocar directamente: solo las modifica el motor del sistema, siguiendo sus reglas.
Míralo en pedidos: los clientes y el catálogo el agente los edita a mano —dar de alta un cliente, cambiar un precio— pero los pedidos, sus líneas, su historia y su numeración son solo del núcleo. Ahí está lo que hace que un total cuadre y que un número no se repita.
Consejo
Si un sistema tiene todas las tablas abiertas al agente, desconfía. Lo que lleva dinero o historial debería estar marcado como solo el núcleo.
Si ves un campo de tipo carpeta, ese sistema puede mandarle imágenes al cliente: es donde guarda las fotos de cada fila. Mira Fotos de tus productos y propiedades.
Y sobre los mismos campos se arman las vistas: los paneles que le pides al agente para mirar todo esto sin tener que preguntarle cada vez.
Las reglas que impone
Más arriba en la misma ficha está la lista de lo que el sistema garantiza:
No son consejos para el agente. Son límites: la herramienta rechaza lo que la regla prohíbe, aunque se lo pidas.
Las herramientas que expone
Debajo de las tablas está lo que el agente puede hacer, una por una, con su descripción. Es la lista exacta de sus capacidades en ese sistema.
Hay una frase que conviene leer despacio:
Ninguna acepta importes ni números de comprobante: los calcula el núcleo, así que el agente no puede equivocarse en ellos.
Un agente que no puede dictar un total tampoco puede equivocarse al sumarlo. Es la diferencia entre pedirle que calcule bien y quitarle la posibilidad de calcular mal.
Si algo no cuadra
La tarjeta puede decir Con hallazgos. Los motivos habituales:
| Qué ves | Qué significa |
|---|---|
| Una tabla dice no existe | El sistema la declara pero no está creada. Reinstálalo |
| Campos que no coinciden | La tabla se creó con una versión anterior. Al instalar la nueva no se borra nada, solo se avisa |
| Reglas que el código no respalda | El sistema promete algo que no se ve en su código. Míralo antes de confiarle dinero |
Importante
Revisado significa que no se le encontraron problemas, no que sea perfecto. Si el sistema va a llevar tu facturación, léete sus reglas tú mismo. Para eso están a la vista.
El código que trae
La ficha también te dice cuántos archivos de código trae y por dónde se entra. Ese código viaja dentro del sistema y corre en un proceso aparte, con su propia conexión a la base — así puede abrir transacciones y garantizar que un pedido se crea entero o no se crea.
Un sistema sin código no es peor: significa que todo lo suyo son tablas y no hacen falta cálculos. El de contactos, por ejemplo, no trae ninguno.